Een professionele uitstraling met een schrijfwijzer!

By | 14 november, 2013

Lekker snel een e-mail typen en verzenden kan bijna iedereen. Maar let op:  iedere e-mail die een medewerker verstuurt is een visitekaartje. De indruk die hij of zij achterlaat is blijvend.

Bij uw organisatie werken uiteraard vakbekwame, vriendelijke en klantgerichte mensen. Het is belangrijk dat iedere e-mail die uw organisatie verstuurt dat ook uitstraalt. Een schrijfwijzer met een aantal basisafspraken voor e-mails en brieven helpt daarbij.

Een professionele uitstraling met een schrijfwijzer!

Telefoonnummers, data, getallen, functienamen. U kunt ze op veel manieren schrijven. Bijvoorbeeld ‘(06) 425 343 10’ of  ‘+31 (0)6 42 53 43 10’. En ‘twintig’ of ’20’. En ‘directeur’ of ‘Directeur’. Het een is vaak niet beter dan het andere. Wel is het belangrijk dat u beide vormen niet door elkaar gebruikt. Dat komt namelijk amateuristisch en slordig over. Met een schrijfwijzer legt u dit soort zaken voor de hele organisatie vast. Extra voordeel? Medewerkers hoeven zelf niet meer bij iedere e-mail over deze details na te denken.

Kernwaarden en visie als uitgangspunt

Heeft uw organisatie de kernwaarden en visie al papier staan? Dan is het goed om die te vertalen naar e-mails met een uitstraling die bij deze kernwaarden en visie past. Wanneer gebruik je ‘u’ en wanneer ‘je’? Hoe zorg je voor een e-mail die duidelijk antwoord geeft op de vraag van de klant? Welke woorden passen bij uw organisatie en welke niet? En hoe laat je zien dat je je daadwerkelijk betrokken voelt bij de klant?

Handige tips en voorbeelden

Afspraken zijn nuttig, maar echt inspirerend wordt een schrijfwijzer pas als er ook voldoende voorbeelden in staan die uw medewerkers daadwerkelijk op weg helpen. In de schrijfwijzers die ik maak, kies ik altijd voor voorbeelden die aansluiten bij de praktijk, het liefst uit e-mails en brieven van de medewerkers zelf. Dat is niet alleen leerzaam, maar ook erg handig.

***

***

Eerder schreef ik al schrijfwijzers en e-mailtips voor ict-bedrijven, woningcorporaties, verzekeraars en gemeenten. Wilt u een stap verder, en naast een schrijfwijzer, ook een trainings- of coachingtraject? Dat kan. Ik breng u graag in contact met ervaren trainers die helder en duidelijk schrijven net zo belangrijk vinden als ik.

***