Vijf tips voor een doeltreffende offerte

By | 30 augustus, 2011

Na een prettig gesprek bij een interessante nieuwe klant wordt u gevraagd een offerte te sturen. Dat is een mooie kans. Terug op kantoor gaat u direct aan de slag. Uit eerdere offertes, productomschrijvingen en webteksten knipt en plakt u een document bij elkaar waarin staat wat uw organisatie doet, wat u gaat maken, wat dit kost en aan welke voorwaarden de klant zich moet houden. Alles staat erin. Nu nog een handige inhoudsopgave erbij. En klaar. Mooi toch?

Drie vragen over uw offerte

Stel uzelf drie vragen voordat u de offerte opstuurt:
– Sluit uw offerte echt aan bij het gesprek dat u had bij de klant?
– Heeft uw offerte de uitstraling die past bij uw organisatie?
– Is uw offerte onderscheidend genoeg?
Is het antwoord drie keer ‘ja’? Stuur de offerte dan gerust op. Heeft u een of meerdere vragen met ‘nee’ beantwoord? Lees dan de vijf tips hieronder om uw offerte doeltreffender te maken.

Tip 1: maak een offerte op maat

Zorg ervoor dat uw offerte altijd aansluit bij de vraag van de klant. Die vraag is iedere keer anders, dus ook iedere offerte is anders. Dit betekent niet dat u geen standaardopbouw of voorbeeldalinea’s kunt gebruiken. Integendeel, daarmee bespaart u veel tijd. Het betekent wel dat u zich iedere keer moet afvragen of die opbouw en alinea’s in dit specifieke geval echt passen.

Tip 2: laat in de offerte merken dat u heeft geluisterd

Uiteraard doet u fantastische dingen, op een fantastische manier, voor een fantastische prijs. Vertel dit ook gerust aan de klant. Maar waarin is die klant het meest geïnteresseerd?  Een heldere oplossing voor zijn vraag. Sluit daar in uw offerte op aan. Laat zien dat u goed heeft geluisterd door zijn vraag nog eens in zijn eigen woorden weer te geven.  Som daarna niet lukraak alles op wat u over uw oplossing weet. Maar vertel de klant waarom uw oplossing interessant is voor zijn vraag.

Tip 3: kies de juiste stijl in uw offerte

Noemde u de klant in het gesprek ‘opdrachtgever’? Sprak u hem aan met ‘u’? Of tutoyeerden jullie elkaar? Laat de omgangsvorm tijdens het gesprek terugkomen in de offerte. Durf gerust ‘je’ te schrijven als je elkaar in het gesprek ook zo aansprak. Een uitzondering geldt als u verwacht dat de offerte bij de klant door meerdere mensen wordt gelezen. Kies dan altijd voor ‘u’. Zorg in dat geval voor een begeleidende brief of e-mail voor uw contactpersoon waarin u uw aanbod op een informelere manier kort samenvat.

Tip 4: zet details in de offerte op de juiste plek

Hoe ingewikkelder uw werkzaamheden, hoe ingewikkelder de offerte. Vooral bij ict-projecten bevatten offertes vaak een enorme hoeveelheid details. Mijn advies: maak hiervoor een bijlage. Zeker als uw contactpersoon zelf geen techneut is. Concentreer u in de offerte op de vraag van de klant, uw oplossingen en de mogelijkheden die de klant daarmee krijgt. Zorg voor een duidelijk en compact verhaal in begrijpelijke taal. De technische onderbouwing komt dan in de bijlage.

Tip 5: denk aan het vervolg als u de offerte heeft verstuurd

Laat uw contactpersoon merken dat uw inzet verder gaat dan alleen het sturen van de offerte. Nodig hem uit vragen te stellen. Vertel duidelijk waar hij u kan bereiken. Dus met een rechtstreeks telefoonnummer en e-mailadres. En geef aan welke acties u onderneemt. Beloof hem bijvoorbeeld dat u over een week belt om te vragen wat hij van uw offerte vindt. En maak die belofte ook waar.

***

***