Jaarverslag: zorg dat alle moeite loont

By | 15 oktober, 2013

Het jaarverslag: sommige organisaties zien het als een verplichte oefening, andere als een mooie kans belanghebbenden te overtuigen van hun koers. In beide gevallen is de tekstschrijver en de rest van de organisatie veel tijd kwijt met het samenstellen ervan. Dan is het uiteraard fijn als het jaarverslag ook daadwerkelijk wordt gelezen.

Jaarverslag: wie zijn de lezers?

Belanghebbenden van een jaarverslag vormen vaak geen homogene groep. Bij woningcorporaties zijn het onder andere huurders, gemeenten, zorginstellingen, andere woningcorporaties en eigen werknemers. Bij een landelijk opererend parkeerbedrijf zijn het onder andere aandeelhouders, gemeenten, parkeerders, potentiële investeerders en eigen personeel.  Hoe zorg je dat je al die verschillende groepen een verslag biedt dat ze boeit.

Jaarverslag te dik? Zonde tijd, moeite en geld

In de praktijk kom ik veel jaarverslagen tegen waarin alle informatie voor alle belanghebbenden in een vuistdik document is samengebracht. Netjes opgemaakt, met mooie foto’s, keurig gedrukt. Maar zo dik en boordevol informatie dat de ontvanger eerder wordt afgeschrikt dan uitgenodigd om het te lezen. Het gevolg? Het jaarverslag belandt te vaak op de stapel ‘nog te lezen’, om een paar weken later ongelezen opgeborgen of weggegooid te worden.

Jaarverslag: beter gelezen met gerichte samenvattingen

Dit kan anders. Bijvoorbeeld door van het jaarverslag een of meerdere samenvattingen te maken. Woningcorporaties sturen zo’n samenvatting bijvoorbeeld vaak al naar hun huurders.  Maar ook voor andere groepen van belanghebbenden is een gerichte samenvatting aan te raden. Op de website is dan het officiële, complete jaarverslag te downloaden.

Een jaarverslag als website

Een andere manier is het hele jaarverslag als website vorm te geven. En de teksten ook op maat van een webpagina te schrijven. Met facetnavigatie kunnen belanghebbenden zelf de onderwerpen die ze interessant vinden selecteren en zo een eigen samengesteld verslag printen. Een voorbeeld is het jaarverslag 2010 van Elkien.

Extra lezers dankzij Google en Bing

Zoekmachines kunnen de teksten van zo’n jaarverslag als website indexeren. Dit betekent dat ze een pagina van het jaarverslag ook weergeven als iemand bijvoorbeeld zoekt naar wijkvernieuwing. Op deze manier trek je extra publiek voor je boodschap. Het voordeel? Je maakt een jaarverslag niet alleen omdat het moet, maar je gebruikt ook de kansen die zo’n verslag biedt.
 .

Wilt u eens brainstormen over het jaarverslag van uw organisatie? Neem dan gerust contact op met mij. Dat kan via pascal@pascalklaassen.nl of (06) 425 343 10.

***