Zorg voor e-mails met een professionele uitstraling – Kies voor een schrijfwijzer!

Een e-mail typen en verzenden kan bijna iedereen. Vergeet echter niet dat iedere e-mail die een medewerker verstuurt een visitekaartje van uw organisatie is. Hoe snel getypt en verzonden ook: de indruk die hij of zij achterlaat is blijvend. Het is dus belangrijk dat iedere e-mail laat zien dat bij uw organisatie vriendelijke, klantgerichte mensen werken. Hetzelfde geldt voor brieven, als uw organisatie die nog verstuurt. Daarom is een schrijfwijzer met een aantal basisafspraken voor e-mails en brieven een goed idee.

Uniformiteit zorgt voor een professionele uitstraling
Telefoonnummers, data, getallen, functienamen. U kunt ze op veel manieren schrijven. Bijvoorbeeld ‘(06) 425 343 10′ of  ‘+31 (0)6 42 53 43 10′. En ‘twintig’ of ’20′. Of ‘directeur’ of ‘Directeur’. Het een is vaak niet beter dan het andere. Wel is het belangrijk dat u beide vormen niet door elkaar gebruikt. Dat komt namelijk amateuristisch en slordig over. Met een schrijfwijzer legt u dit soort zaken voor de hele organisatie vast. Extra voordeel? Medewerkers hoeven zelf niet meer bij iedere e-mail over deze details na te denken.

Kernwaarden en visie als uitgangspunt
Heeft uw organisatie de kernwaarden en visie al papier staan? Dan is het goed om die te vertalen naar e-mails met een uitstraling die bij deze kernwaarden en visie past. Wanneer gebruik je ‘u’ en wanneer ‘je’? Hoe zorg je voor een e-mail die duidelijk antwoord geeft op de vraag van de klant? Welke woorden passen bij uw organisatie en welke niet? En hoe laat je zien dat je je daadwerkelijk betrokken voelt bij de klant? Heeft uw organisatie nog geen visie en kernwaarden? Dan wilt u ongetwijfeld uw klanten, partners en andere contacten graag helder, inspirerend en duidelijk te woord staan. Ook dat zijn prima uitgangspunten voor een schrijfwijzer.

Handige tips en adviezen
Afspraken zijn nuttig, maar echt inspirerend wordt een schrijfwijzer pas als er ook voldoende voorbeelden in staan die uw medewerkers daadwerkelijk op weg helpen. In de schrijfwijzers die ik maak, kies ik altijd voor voorbeelden die aansluiten bij de praktijk, het liefst uit e-mails en brieven van de medewerkers zelf. Dat is niet alleen leerzaam, maar ook erg handig.

Meer informatie?
Bel me gerust als u meer wilt weten over het nut van een schrijfwijzer. Of als u er vragen over heeft. Of als u een schrijfwijzer wilt laten maken. Mijn telefoonnummer is (06) 425 343 10. Een e-mail sturen kan uiteraard ook: pascal@pascalklaassen.nl.

Eerder schreef ik al schrijfwijzers en e-mailtips voor ict-bedrijven, woningcorporaties, verzekeraars en gemeenten. Wilt u een stap verder, en naast een schrijfwijzer, ook een trainings- of coachingtraject? Dat kan. Ik breng u graag in contact met ervaren trainers die helder en duidelijk schrijven net zo belangrijk vinden als ik.

Tags: , , , , , ,