Jaarverslag: hoe vind je lezers voor je verhaal

Het jaarverslag: sommige organisaties zien het als een verplichte oefening, andere als een mooie kans belanghebbenden te overtuigen van hun koers. In beide gevallen is de tekstschrijver en de rest van de organisatie veel tijd kwijt met het samenstellen van het jaarverslag. Dan is het uiteraard fijn als het verslag ook daadwerkelijk gelezen wordt.

Wie zijn de belanghebbenden?
Maar hoe zorg je ervoor dat een jaarverslag gelezen wordt? Belanghebbenden zijn vaak geen homogene groep. Bij woningcorporaties zijn het onder andere huurders, gemeenten, zorginstellingen, andere woningcorporaties en eigen werknemers. Bij een landelijk opererend parkeerbedrijf zijn het onder andere aandeelhouders, gemeenten, parkeerders, potentiële investeerders en eigen personeel.

Te dik? Zonde van de tijd, moeite en geld
In de praktijk kom ik veel jaarverslagen tegen waarin alle informatie voor alle belanghebbenden in een vuistdik document is samengebracht. Netjes opgemaakt, mooie foto’s erbij, keurig gedrukt. Maar zo dik en boordevol informatie dat de ontvanger eerder wordt afgeschrikt dan uitgenodigd om het te lezen. Het gevolg? Het jaarverslag belandt bij belanghebbenden te vaak op de stapel ‘nog te lezen’ om uiteindelijk ongelezen opgeborgen of weggegooid te worden.

Meer kans met gerichte samenvattingen
Dit kan anders. Bijvoorbeeld door van het jaarverslag een of meerdere samenvattingen te maken. Woningcorporaties doen dit vaak voor hun huurders. Op de website is dan het officiële jaarverslag te downloaden. Meestal als pdf.

Een jaarverslag als website
Een andere manier is het hele jaarverslag als website vorm te geven. En de teksten ook op maat van een webpagina te schrijven. Met facetnavigatie kunnen belanghebbenden zelf de onderwerpen die ze interessant vinden selecteren en zo een eigen samengesteld verslag printen. Een voorbeeld is het jaarverslag 2010 van Elkien.

Extra lezers door zoekmachines
Zoekmachines kunnen de teksten van zo’n jaarverslagwebsite indexeren, dit in tegenstelling tot de meeste pdf-bestanden. Dit betekent dat ze zo’n pagina weergeven als iemand bijvoorbeeld zoekt naar wijkvernieuwing vrijheidswijk. Op deze manier trek je extra publiek voor je jaarverslag.
 .

Wilt u eens brainstormen over het jaarverslag van uw organisatie? Neem dan gerust contact op met mij. Dat kan via pascal@pascalklaassen.nl of (06) 425 343 10.

.

Tags: , ,